Trabalhar com vendas de produtos e serviços significa muitas vezes, infelizmente, lidar com inadimplências. Os atrasos no pagamento podem dificultar os lucros da sua empresa. Uma das melhores formas de controlar as dívidas dos seus clientes e evitar que isso aconteça é com a Régua de Cobrança.
Essa é uma excelente estratégia para padronizar a gestão de cobrança e criar um pacote de ações que visam o acompanhamento dos débitos e o comportamento de pagamentos dos clientes, reduzindo as taxas de inadimplências.
Continue a leitura e saiba o conceito e a importância na recuperação de crédito com essa ferramenta de automação e gestão de cobrança, que pode mudar o cenário financeiro da sua empresa.
O que é uma Régua de Cobrança?
Basicamente, trata-se de uma ferramenta que determinará de que forma sua empresa fará a cobrança de clientes inadimplentes. Ela define datas específicas para enviar lembretes, disponibilizar meio de pagamento, informar sobre fatura atrasada, entre outros eventos importantes para uma cobrança bem-sucedida.
A régua de cobrança possibilita que, para cada cliente, de acordo com o perfil do contrato e também do histórico de adimplência, sejam aplicados critérios diferenciados levando em conta a gravidade dos casos analisados.
Ou seja, dessa forma todos os contatos são planejados e a empresa consegue combater a inadimplência com um processo organizado, desde o recebimento do boleto (cobrança no cartão de crédito, débito automático ou a forma escolhida) até um eventual atraso ou situação inadimplente.
Como funciona a Régua de Cobrança?
A régua de cobrança estabelece várias regras, baseadas em datas específicas, onde é enviado lembretes para os clientes conforme a atividade da empresa, estágios do pagamento e perfil do consumidor. Quando utilizada, todos os passos da operação serão mais bem visualizados para facilitar o trabalho de cobrança, com chances reais de recebimento.
Ela pode ser implementada manualmente, por meio de um cronograma de mensagens, notificações e contatos, ou automatizada com o apoio de um sistema de cobrança.
Obviamente, é muito mais fácil implementar a régua com a ajuda de uma ferramenta, já que enviar mensagens manualmente para lembrar cada cliente sobre o pagamento não é nada prático.
Existem diversas formas brandas de cobrança — envio da segunda via, notificação por e-mail ou SMS, lembrete antes do vencimento — que podem ser implementadas antes de ações mais agressivas e contundente. Além disso, os sistemas modernos permitem personalizar o processo de acordo com o perfil do cliente, usando uma abordagem mais branda ou mais intensa conforme a situação exige.
Qual é a importância do recurso para a gestão de cobrança?
O bom faturamento de uma empresa depende do funcionamento do seu fluxo de caixa no período previsto. Quando isso não acontece, o pagamento das despesas fica automaticamente comprometido, acarretando em um caixa negativo e grande dor de cabeça para a empresa.
A régua de cobrança tem como função prever, dentro do panorama de débitos, um resultado positivo de recebimentos e o efeito que cada critério provoca ao ser colocado em prática.
Quando o processo de cobrança é eficiente, os pagamentos são feitos dentro do prazo e a empresa consegue cobrir os custos com tranquilidade.
Veja algumas das vantagens desse processo.
Redução da inadimplência
Toda empresa lida com algum nível de inadimplência, mas uma boa régua de cobrança pode reduzir muito esse problema.
Para começar, as notificações eliminam o risco de o cliente simplesmente se esquecer de pagar.
Além disso, se o pagamento atrasar, são feitas várias tentativas de contato e negociação para recuperar a dívida o mais rápido possível.
Em um país com 66% de endividados e 25,2% de inadimplentes (dados da CNC, publicados na Agência Brasil), é melhor prevenir do que remediar.
Recebimento facilitado
Um dos principais benefícios da régua de cobrança é a facilitação do recebimento, que impacta positivamente as finanças da empresa.
Quando a organização entende as diferentes etapas da cobrança e consegue notificar o cliente nos momentos certos, as chances de receber tudo em dia são muito maiores.
Auxiliar na prevenção de esquecimentos
Sua empresa está com um número preocupante de inadimplentes e você tem uma equipe reduzida para dar conta de efetuar as cobranças em tempo hábil. Essa é uma situação recorrente em muitas empresas, que muitas vezes estão preparadas para as vendas, com equipes robustas, mas sofre na hora de lidar com a inadimplência.
Esse volume pode saturar o trabalho de controle da equipe de cobrança e gerar o risco de algum título ficar esquecido. Esse é um dos diferenciais quando se pode contar com a régua de cobrança — há um alerta automático quando um título entrar em atraso de pagamento.
Como montar uma régua de cobrança?
A mira da Régua de cobrança devem ser as principais formas de pagamentos: Pix, Boleto bancário, cartão de crédito e depósito online. Para cada uma delas há procedimentos específicos para garantir a efetividade. Então, um sistema de gestão de cobrança, com automação e Régua de cobrança como a Siscobra, pode te ajudar. Saiba como!
Para boletos bancários e PIX
A maioria dos clientes estabelece um período X para pagamentos das contas. Isso porque o fluxo de caixa tem maior giro de acordo com o ciclo de recebimentos, o que depende da fonte de renda, mas, normalmente, configura entre os dias 05 e 15 de cada mês.
Se o cliente não escolher a data de pagamento, evite maiores transtornos fazendo uma sugestão e estabelecendo antecipadamente a cobrança dentro desse período, enviando um boleto ou QR Code (Pix) o quanto antes. Como prevenção dos atrasos, emita lembretes com dois dias de antecedência ao vencimento.
Se for um cliente com problemas no controle financeiro, ficará agradecido por não pagar juros ou multa em função do esquecimento. Mas, caso seja um cliente com intenção duvidosa, saberá desde o início que sua empresa dispõe de um sistema de cobrança com automação, que jamais deixará passar o descuido despercebido.
Ao final, não surtindo efeito, não há outro caminho se não o judicial.
Para cartão de crédito
A cobrança por cartão de crédito costuma ter um índice de inadimplência menor, já que o valor cai automaticamente na fatura do cliente no caso de pagamentos recorrentes. Porém, os cartões de créditos são regidos por limites e não é raro vermos clientes com problemas por ter estourado a margem permitida comprometendo o saldo e os pagamentos recorrentes.
Outro aspecto bem possível é o cartão do cliente estar vencido e ele precise ser notificado sobre a pendência, para tomar providências e encontrar um novo meio de pagamento até que a situação esteja regularizada.
As regras de cobrança para cartão de crédito estão previstas nas operadoras e bancos emissores. Antes de estabelecer a régua para essa modalidade, consulte o que pode ser abordado.
Atenta ao fato de que uma cobrança indevida pode acarretar ação reversa do cliente, reclamando direitos, por algum tipo de dano.
Para depósito ou transferência
Nessa forma de pagamento será difícil receber os valores correspondentes a juros e multas com o principal. O cliente conseguirá inserir o valor do pagamento e com isso deixar essas tarifas de fora.
Os passos podem ser similares aos do boleto, mas é preciso deixar claro nas regras de adesão inicial que será permitido a cobrança dos juros e multas na fatura do mês posterior ao atraso. Dessa forma, mesmo que o cliente preencha o valor, você arcará com um prejuízo apenas momentâneo.
A inadimplência é um pesadelo para a gestão financeira de uma empresa, mas, não é possível fugir dela o tempo todo. O que se deve fazer é criar mecanismos de defesa antes que se torne um problema gigantesco e sem solução. Mantenha um diálogo transparente negociando com firmeza, mas dando ao cliente a oportunidade de voltar ao grupo dos adimplentes.
Dicas de ferramentas para uma comunicação eficaz
Se o seu cliente receber a mensagem certa, ele irá ser motivado a quitar a fatura e sanar o atraso. Mas, somente se a mensagem for certa. Por isso, as melhores ferramentas que a gente recomenda são:
- SMS: funciona muito bem. O cliente inadimplente não gosta de receber SMS, mas é o método mais eficaz de informar um problema de não pagamento;
- Email: funciona bem porque ele recebe uma comunicação formal de atraso, com personalização (logo, nome da pessoa e etc);
- Cartas (e notificações extra-judiciais): não gostamos desse tipo de comunicação, mas funciona para casos de venda mercantil (nota promissória e confissões de dívidas);
- Telefone: outro método que funciona, mas vem caindo em desuso por conta do advento do telemarketing, onde a experiência da cobrança nunca é boa;
- Warnings e banners: se sua empresa vende um serviço digital, um dos métodos mais eficazes é exibir a comunicação no acesso do cliente (via app ou plataforma) e bloquear esse acesso, depois de um período decidido entre vocês.
Soluções para gestão de cobrança
Como você percebeu ao longo do post, contar com um sistema de cobrança que contenha as ferramentas de automação, como Régua de cobrança, é fundamental para a saúde financeira da empresa, pois minimiza os erros, promove uma abordagem mais assertiva e ainda conta com funcionalidades especiais para evitar casos de inadimplência.
Assim, além de contarmos com a opção de envio da notificação por SMS, nossa régua de cobrança permite o envio de avisos da inadimplência por e-mail e muitos outros tipos de comunicação.
Assim, todo o seu sistema de cobrança fica protegido, pois a régua de cobrança acompanha todas as práticas de suas operações, desde a geração da cobrança até o seu pagamento.
Automatizar esse tipo de processo evita uma série de possíveis problemas, diminuindo as chances de erros, principalmente quando há a necessidade de realizar múltiplas cobranças.
E é assim que a Siscobra Sistemas pode te ajudar, adotando um sistema automatizado com uma boa régua de cobrança, configura uma prática inteligente e que pode salvar seu negócio!